Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thái Vinh

chuyên môn. Với đà phát triển này thì công ty sẽ tiếp tục tuyển dụng thêm lao
động có trình độ để nâng cao năng lực quản lý, đáp ứng yêu cầu và nhiệm vụ
của Công ty trong điều kiện hiện nay. Bao gồm:
- Giám đốc: 1 người
- Phó giám đốc: 1 người
- Phòng kỹ thuật: 10 người
- Phòng nhân sự: 4 người
- Phòng kế toán: 6 người
- Phòng hành chính: 3 người
- Phòng kinh doanh: 15 người
Mỗi nhân viên đều trách nhiệm những công việc khác nhau vì thế dưới
đây là bảng công nhân viên của Công ty TNHH Thái Vinh.
Bảng danh sách nhân viên của công ty TNHH Thái Vinh
TT Đơn vị Tổng số Dài Hạn Ngắn Hạn Ghi chú
1 Ban lãnh đạo 2 x
2 Phòng nhân sự 4 x
3 Phòng hành chính 3 x
4 Phòng kế toán 6 x
5 Phòng kỹ thuật 10 x
6 Phòng kinh doanh 15 x
4.2/ Mô hình tổ chức bộ máy quản lý:
Công ty tổ chức theo mô hình Công ty TNHH, bộ máy quản lý của
Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến và được tổ chức như sau:
* Hội đồng quản trị : gồm 3 thành viên là cơ quan quyết định mọi vấn
đề liên quan đến quyền lợi và mục đích của Công ty.
* Ban giám đốc:
- Giám đốc : là người được Hội đồng quản trị bổ nhiệm, có quyền quyết
định điều hành hoạt động của Công ty. Giám đốc là người chịu trách
nhiệm mọi hoạt động kinh doanh của Công ty trước pháp luật.
5
Được đề nghị với Hội đồng quản trị thay thế hoặc miễn nhiệm những
cán bộ hoặc người lao động khi xét thấy họ không đảm đương được
nhiệm vụ được giao.
- Phó giám đốc : có nhiệm vụ giúp giám đốc giải quyết các công việc
được phân công, có quyền ra mệnh lệnh cho các bộ phận do mình quản
lý với quan hệ mang tính chỉ huy và phục tùng.
* Các phòng ban chức năng : Đây là một ban tham mưu giúp việc cho
Giám đốc, chịu sự điều hành của Giám đốc. Ngoài việc thực hiện chức
năng của mình, các phòng ban còn phải có mối quan hệ chặt chẽ với nhau
nhằm kiểm tra, đối chiếu số liệu và giúp đỡ nhau hoàn thành công việc
được giao.
+ Phòng hành chính:
• Là đơn vị tổng hợp hành chính quản trị giúp giám đốc chỉ đạo quản
lý, công tác pháp chế, thi đua, tuyên truyền.
• Xây dựng chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy của các
phòng ban về phân công, phân cấp quản lý.
• Tổ chức các phong trào thi đua và đề xuất khen thưởng.
+ Phòng nhân sự:
• Là đơn vị tham mưu giúp giám đốc chỉ đạo quản lý về tổ chức cán
bộ, lao động tiền lương, xây dựng kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng
cán bộ, tuyển dụng nguồn lực, ban hành các quy chế nội bộ.
• Giải quyết các chế độ chính sách , quyền lợi của nhân viên trong
Công ty.
+ Phòng tài chính kế toán:
• Là đơn vị tham mưu giúp giám đốc về quản lý tài chính và tổ chức
công tác hạch toán kế toán toàn công ty.
6
• Thực hiện đúng các chế độ quy định về quản lý vốn, tài sản và các
chế độ khác của nhà nước, có kế hoạch tài chính hàng tháng, quý,
năm trình Giám đốc.
• Hướng dẫn các đơn vị thực hiện nghiêm chỉnh pháp lệnh thống kê,
kế toán, các quy định của Nhà nước trong công tác hạch toán kế
toán và luật thuế.
• Tổng hợp quyết toán tài chính và phân tích tình hình tài chính hàng
quý, hàng năm.
• Thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách theo chế độ quy định của Nhà
nước.
• Theo dõi tổng hợp tình hình sử dụng và đề xuất biện pháp quản lý
mạng lưới kinh doanh của Công ty.
+ Phòng kinh doanh:
• Giúp giám đốc chỉ đạo công ty kinh doanh, trực tiếp tiến hành các
hoạt động nghiên cứu, thăm dò để tìm ra thị trường tiềm năng cho
Công ty.
• Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm, tổng hợp tình hình thực
hiện kế hoạch kinh doanh trình Giám đốc.
• Lập báo cáo định kỳ về tình hình kinh doanh của Công ty
• Phối hợp với phòng tài chính kế toán xây dựng hệ thống giá bán phù
hợp với thị trường, xúc tiến bán hàng.
+ Phòng kỹ thuật : Phòng kỹ thuật của công ty được chia ra làm các tổ
kỹ thuật với nhiệm vụ sửa chữa và lắp đặt máy móc cho các đơn đặt
hàng của công ty.
4.3/ Mối quan hệ với các bên liên quan:
- Công ty tổ chức mạng lưới tiêu thụ sản phẩm qua 2 kênh bán hàng là
bán lẻ và đại lý. Công ty có nhiều mối quan hệ khách hàng nhưng nhìn
7
chung có một số nhóm khách hàng: Các đại lý của Công ty tại các tỉnh,
các cửa hàng bán buôn tại Hà Nội và các khách hàng khác. Các đại lýý
và các cửa hàng bán buôn mua hàng qua các hợp đồng kinh tế, còn
khách lẻ thường không ký hợp đồng kinh tế mà mua theo đơn đặt hàng.
- Hàng hoá của Công ty được nhập từ hai Công ty Thái Việt và Thiên
Minh. Hai đơn vị này nhập khẩu hàng hoá trực tiếp từ công ty mẹ và
phân phối hàng cho các đơn vị có nhu cầu .
- Đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, đơn vị quản lý thuế
là Chi cục thuế Ba Đình.
4.4/ Đánh giá hoạt động của Công ty:
Tuy còn rất trẻ về tuổi đời nhưng Công ty TNHH Thái Vinh đã có
những bước phát triển đáng khâm phục. Chỉ qua 3 năm hoạt động Công ty đã
tạo cho mình chỗ đứng vững chắc trên thị trường, có được điều này là do
Công ty không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm. Hiện nay Công ty là
một đơn vị làm ăn có lãi và nộp đủ thuế cho ngân sách nhà nước. Ta có thể sơ
qua một số chỉ tiêu mà Công ty đạt được trong một số năm qua như sau:

ĐVT: 1000đ
8
( Theo số liệu của phòng tài chính kế toán)
* Phương hướng phát triển trong thời gian tới:
Công ty đặt mục tiêu chung trong những năm tới là đảm bảo sự tăng
trưởng và phát triển bền vững, giữ vững và phát triển thị trường truyền thống,
khai thác thêm thị trường mới, nâng cao đời sống nhân viên.
Chiến lược phát triển lâu dài của đơn vị đó là trở thành nguồn cung cấp
máy văn phòng chính hãng hàng đầu Việt Nam
PHẦN II
9
ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA
CÔNG TY TNHH THÁI VINH
1/ Tổ chức bộ máy kế toán:
1.1/ Khái quát chung về tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty:
Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, toàn bộ công tác
kế toán được thực hiện tại phòng Tài chính kế toán của Công ty. Bao gồm:
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thái Vinh
Kế toán là cộng cụ quan trọng để điều hành, quản lý các hoạt động, tính
toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản vật rẻ tiền vốn nhằm đảm
bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh chủ động tài chính của Công ty.
Phòng tài chính kế toán của Công ty có chức năng và nhiệm vụ như
tham mưu cho ban giám đốc lên kế hoạch về tài chính vốn và nguồn vốn, kết
quả doanh thu từng quý và năm hoạt động kinh doanh của Công ty.
Để đảm bảo thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình, phòng kế toán
tài vụ của công ty có 06 nhân viên và mỗi nhân viên chịu trách nhiệm về một
phần việc của mình gồm:
- Một kế toán trưởng
- Một kế toán thanh toán và tiền lương
- Một kế toán phụ trách hàng hoá và bán hàng
- Một kế toán tổng hợp và thuế
Kế toỏn
trưởng
Kế toỏn
hàng hoỏ
và bỏn
hàng
Kế toỏn
tổng hợp
và thuế
Thu kho
10
Kế toỏn
thanh
toỏn và
tiền
Thủ quỹ
- Một thủ kho
- Một thủ quỹ
1.2/ Chức năng, nhiệm vụ của các nhân viên kế toán:
Công ty TNHH Thái Vinh là một đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách
pháp nhân, có tài khoản, con dấu riêng. Phòng kế toán có 5 nhân viên, tất cả
đều đã được đào tạo về chuyên ngành kế toán.
*Kế toán trưởng
- Giúp giám đốc Công ty chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán
thống kê của Công ty.
- Lập kế hoạch, tìm nguồn vốn tài trợ, vay vốn ngân hàng của Công ty.
- Tổ chức thực hiện và kiểm tra thực hiện các chế độ, thể lệ kế toán, các
chính sách, chế độ kinh tế tài chính trong Công ty cũng như chế độ
chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ kế toán, chính
sách thuế, chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng.
- Có nhiệm vụ báo cáo tài chính theo yêu cầu quản lý và theo quy định
của Nhà nước cũng như của các ngành chức năng.
* Kế toán thanh toán và tiền lương
- Về tiền lương, BHXH, BHYT: Tổ chức hạch toán, cung cấp thông tin
về tình hình sử dụng lao động tại Công ty, về chi phí tiền lương và các
khoản trích nộp BHXH, BHYT.
- Về thanh toán: phụ trách giao dịch với ngân hàng, theo dõi thực hiện
các khoản thanh toán với khách hàng, người bán, với công ty
* Kế toán hàng hóa và bán hàng:
Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, quản lý chặt chẽ tình hình biến
động và dự trữ hàng hoá, phát hiện xử lý kịp thời hàng hoá ứ đọng. Phản ánh
doanh thu bán hàng và các khoản điều chỉnh doanh thu bằng những ghi chép
kế toán tổng hợp và chi tiết hàng hoá tồn kho, hàng hoá bán. Theo dõi thanh
toán các khoản thuế nộp ở khâu tiêu thụ, thuế giá trị gia tăng. Lập báo cáo nội
bộ về tình hình thực hịên kế hoạch chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh
11
nghiệp, về kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, từng mặt hàng tiêu thụ
chủ yếu.
* Kế toán tổng hợp và kế toán thuế:
- Kế toán thuế : căn cứ vào các hoá đơn mua bán hàng hoá, tài sản…
căn cứ vào kết quả kinh doanh của Công ty tính toán, tổng hợp thuế và các
khoản phải nộp ngân sách Nhà nước.
- Kế toán tổng hợp: sau khi các bộ phận đã lên báo cáo, cuối kỳ kế toán
tổng hợp kiểm tra, xem xét lại tất cả các chỉ tiêu, xác định kết quả kinh doanh
và giúp kế toán trưởng lập báo cáo tài chính.
* Thủ kho
Phụ trách quản lý hàng hoá, công cụ dụng cụ, thực hiện các nghiệp vụ
nhập xuất hàng hoá, công cụ dụng cụ trên cơ sở các chứng từ hợp lệ đã được
kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt.
* Thủ quỹ:
Chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt có nhiệm vụ thu
chi tiền mặt khi có sự chỉ đạo của cấp trên.
2/ Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán ở Công ty:
2.1/ Hệ thống tài khoản sử dụng:
Công ty đang sử dụng, hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ
Tài chính quy định. Hệ thống tài khoản của Công ty bao gồm các tài khoản
cấp 1, tài khoản cấp 2, tài khoản trong bảng cân đối kế toán và tài khoản
ngoài bảng cân đối kế toán (Xem phần phụ lục).
2.2/ Chế độ kế toán :
Chế độ kế toán áp dụng ở Công ty là chế độ kế toán cho doanh nghiệp
nhỏ và vừa theo quy định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng
Bộ tài chính.
2.3/ Hình thức sổ kế toán:
12
Để phù hợp quy mô cũng như điều kiện thực tế, hiện nay Công ty
TNHH Thái Vinh đanh áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung với việc
hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên . Công ty
đăng ký mã số thuế và áp dụng phương pháp tính thuế theo phương pháp
khấu trừ, niên độ kế toán áp dụng từ 01/01 đến 31/12. Ngoài ra Công ty còn
lập sổ chi tiết kinh doanh cho từng kênh phân phối.
* Hệ thống sổ kế toán được áp dụng tại Công ty:
- Sổ cái: là bảng liệt kê số dư, chi tiết số phát sinh, tài khoản đối ứng
của từng tài khoản theo thứ tự hệ thống tài khoản áp dụng, sổ cái được
lập vào cuối mỗi tháng và in ra theo định kỳ từng tháng.
- Nhật ký đặc biệt: Bao gồm Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng,
Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký kho. Trong đó, Nhật ký bán
hàng là nhật ký ghi chép các nghiệp vụ bán hàng khi ðã giao hàng hoặc
xuất hoá đơn cho khách hàng, việc ghi chép trong nhật ký bán hàng
theo thứ tự số hoá đơn, ngày chứng từ.
- Nhật kí chung: dùng để ghi chép các nghiệp vụ không liên quan đến
mua bán hàng hoá, thanh toán mà dùng để ghi chép các nghiệp vụ như :
hạch toán khấu hao tài sản cố định, hạch toán chi phí tiền lương, các
bút toán phân bổ, trích trước Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc
kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung và sổ
Nhật ký đặc biệt. Trình tự ghi sổ kế toán được tổng quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ: Chu trình ghi sổ tổng hợp tại Công ty TNHH Thái Vinh

13
Sổ Nhật ký
đặc biệt (nhật
ký mua hàng,
nhật ký bỏn
hàng, nhật ký
thu tiền, nhật
ký chi tiền,
nhật ký kho)
Bảng tổng
hợp chi tiết
Sổ Nhật ký chung
Bỏo cỏo tài
chớnh
Bảng cõn đối
tài khoản
Sổ cỏi
Chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế
toỏn chi tiết
Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ
Quan hệ đối chiếu
Hiện nay phòng kế toán Công ty đã được trang bị hệ thống máy vi tính
cài đặt phần mềm kế toán BRAVO bao gồm các phân hệ sau:
- Hệ thống
- Phân hệ kế toán tổng hợp
- Phân hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
- Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả
- Phân hệ kế toán hàng tồn kho
- Phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm
- Phân hệ kế toán TSCĐ
- Phân hệ báo cáo thuế
- Phân hệ báo cáo tài chính
- Các sổ kế toán chi tiết được mở bao gồm:
• Sổ tài sản cố định
• Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá
• Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh
• Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả
• Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay
• Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán
• Sổ chi tiết thanh toán nội bộ
14

Xem chi tiết: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thái Vinh