Khái quát về công ty TNHH Thương Mại và Vận Tải Thu Trang.

LỜI MỞ ĐẦU
Trong xã hội hiện nay việc phát triển nền kinh tế là trọng điểm chủ
yếu của con người, đãc có không ít những công ty, những doah nghiệp hoạt
động để góp phần nền kinh tế cho nước nhà. Trong nhịp sống ngày nay khi
nền kinh tế đang phát triển, một số nghành nghề phát triển và đóng vai trò
rất quan trọng, nói tớ một trong những soó đó chính là thương mại và vân
tải.
Để cung ứng đựoc nhu cầu đi lại và vân chuyển các loại hàng hoá, đã
có rất nhiều các công ty được thành lập, Họ đáp ứng tất cả các nhu cầu khi
thị trường cần thiết. Một trong những công ty đó là công ty TNHH Thương
Mại và Vận Tải Thu Trang.
1
I . Khái quát về công ty TNHH Thương Mại và Vận Tải Thu
Trang.
Công ty là doanh nghiệp tư nhân. Được thành lập năm 2004 với tên
gọi là công ty TNHH Thương Mại và Vận Tải Thu Trang. Công ty có 60
thành viên và 4 phòng ban
Ngày 10/12/2004 Sở kế hoạch đâù tư thành phố Hà Nội đã cấp giấy
phép kinh doanh cho phép công ty chính thức đi vào hoạt động với hình
thức là công ty TNHH.
công ty TNHH Thương Mại và Vận Tải Thu Trang, địa chỉ trụ sở
chính nằm ở số 3 nghách 12/5 phố Lương Khánh Thiện quận Hai Bà Trưng
Hà Nội.
Số điện thoại liên lạc: 04 661 2811 và 04 661 2830.
Số fax: 04 662 3914.
Tên giao dịch quốc tế: THU TRANG TRANDING AND
TRANSPOST COMPANY LIMITED tên viết tắt là THUTRANG T&T
CO.LTD.
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0102014125.
Vốn điều lệ của Công ty: 17 000 000 000 đồng.
Công ty TNHH được quyền sở hữu toàn bộ nhà cửa đã được xác định
trong giá trị doanh nghiệp theo quyết định số 0102014125 của sở Kế hoạch
Đầu tư thành phố Hà Nội, phòng Kế hoạch Đầu tư ngày 10/12/2004 .
1. Chức năng nhiệm vụ của Công ty
Cung ứng, vận chuyển và đại lý vận chuyển hàng hoá, vận tải hàng
khách liên tỉnh và du lịch.
Kinh doanh kho bãi, xếp dỡ hàng hoá, khai thác bến đỗ và trông giữ
xe, hàng hoá dịch vụ ăn uống nhà nghỉ, thể dục thể thao, vui chơi giải trí.
Cung cấp lao động cho thị trường Hà Nội.
Công ty cổ phần dịch vụ và vận tải hàng hoá là đơn vị pháp nhân theo
2
pháp luật Việt Nam kể từ ngày đăng ký kinh doanh thực hiện chế độ hạch
toán kinh tế độc lập, sử dụng con dấu riêng, mở tài khoản tại ngân hàng
theo quy định của Pháp luật. Hoạt động theo điều lệ của Công ty TNHH 2
thành viên trở lên.
2. Tình hình hoạt động kinh doanh
Hàng năm Công ty đều đặt ra kế hoạch hoạt động và lấy đó là cơ sở để
cố gắng hoàn thành vượt mức. Tổng doanh thu của Công ty trong năm hoạt
động:
Năm Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ %
2004 7.000.000.000 7.307.422.370 104.39%
2005 7.500.000.000 7.352.653.260 98.04%
(đơn vị:VN đồng)
Năm 2005 Công ty đã vượt mức hoàn thành kế hoạch thực hiện năm
2004 lên 352.653.260 đồng. Năm 2005 tuy doanh thu không đạt mức kế
hoạch nhưng lợi nhuận năm này lại tăng cao.
Lợi nhuận:
Năm Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ %
2004 3.500.000.000 3.964.563.260 132.273%
(đơn vị:VN đồng)
Công ty đã hoàn thành vượt mức với tỷ lệ % tăng 32.273%, đó là một
thực tế rất thuận lợi trong hoạt động của công ty. Lợi nhuận tăng cao do chi
phí sử dụng thấp ở mức tối ưu, để đạt được lợi nhuận và luôn hoàn thành
vượt mức kế hoạch, các bộ phận của Công ty không ngừng cải thiện và
thực hiện tốt nhiệm vụ mà bộ phận đó đang đảm nhiệm. Vào năm 2006
Công ty đang có kế hoạch tăng lên 10 đến 12% về doanh thu so với năm
2005. Đặc biệt phát triển mạnh về ngành vận chuyển hành khách và du lịch
và một số loại hình dịch vụ khác.
3
II. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty
BH 2.1: Mô hình bộ máy tổ chức quản lý của công ty cổ phần vận tải
và dịch vụ
Mối quan hệ chỉ huy:
Mối quan hệ làm việc:
III. Nhiệm vụ của các phòng ban:
1. Ban giám đốc
Ban giám đốc bao gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc. Giám đốc
công ty là người đứng đầu, lãnh đạo toàn công ty và có trách nhiệm lớn
nhất đối với các hoạt động kinh doanh do đó có trách nhiệm tổ chức điều
hành toàn hệ thống. Chịu trách nhiệm trước cơ quan cấp trên và các cơ
quan Pháp luật về hiệu quả sản xuất kinh doanh, quản lý, tổ chức điều hành
chung tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Các phó giám
đốc kinh doanh, kỹ thuật có trách nhiệm giúp đỡ và chia sẻ nhiệm vụ với
giám đốc.
4
Giám đốc
Phòng TCHC Phòng KTTK
Phòng KH
đầu tư
Phòng BV
thanh tra
Bến DV1
Bến DV2
đoàn xe
khách
Trung tâm
khai thác vc
hàng hoấ
2. Phòng tổ chức hành chính
Chức năng: là phòng tham mưu cho lãnh đạo Công ty và tổ chức
triển khai thực hiện các công tác về tổ chức sản xuất, nhân sự, hành chính
và thực hiện chính sách đối với người lao động.
Nhiệm vụ:
- Tham mưu cho lãnh đạo Công ty về công tác sắp xếp, tổ chức bộ
máy, công tác cán bộ, công tác quản lý lao động.
- Tổ chức thực hiện chế độ tiền lương, nâng bậc lương hàng năm cho
người lao động.
- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch nâng cao trình độ nghiệp
vụ tay nghề cho người lao động.
- Tổ chức thực hiện chế độ BHXH, BHYT, BHLĐ và các chế độ liên
quan khác.
- Lập hồ sơ trình hội đồng kỉ luật Công ty xét xử đối với những trường
hợp vi phạm nội quy, quy chế Công ty đã ban hành.
- Quản lý lực lượng quân dân tự vệ, quân dân dự bị và công tác thăm
hỏi các gia đình chính sách.
- Làm công tác hành chính quản trị, văn thư lưu trữ, kiến thiết cơ bản
nhỏ cho Công ty.
- Quản lý môi trường, tổ chức chăm sóc sức khoẻ cho người lao động.
3. Kế toán thống kê:
Chức năng: là phòng tham mưu giúp lãnh đạo Công ty trong công tác
quản lý tài chính, tổ chức và chỉ đạo thực hiện công tác thống kê kế toán.
thông tin kinh tế và hạch toán sản xuất trong Công ty trên nguyên tắc bảo
toàn và phát triển các nguồn vốn được giao.
5
Nhiệm vụ:
- Lập và đôn đốc thực hiện kế hoạch tài chính trong từng kỳ kế hoạch,
cuối kỳ có quyết toán.
- Tổ chức và hướng dẫn nghiệp vụ liên quan đến các quy định về tài
chính. Ghi chép các chứng từ, sổ sách theo quy định hiện hành. Luôn phản
ánh đầy đủ, kịp thời hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Hướng dẫn và kiểm tra nghiệp vụ tài chính cho các đơn vị hạch toán
nội bộ trong Công ty, thực hiện chế độ tiền lương, BHXH- BHYT và các
chế độ tài chính tín dụng
- Kiểm tra thực hiện kế hoạch xây dựng cơ bản các chi phí sản xuất,
chi phí lưu thông, sử lý các thiếu hụt mất mát và các khoản nợ khó đòi khác
- Tổ chức hệ thống thông tin, tin học trong công tác kế toán, thống kê
và quản trị kinh doanh.
- Quyền hạn, có quyền yêu cầu các đơn vị cung cấp các chứng từ, sổ
sách, tài liệu cần thiết cho công tác hạch toán và kiểm tra theo chức năng.
Có quyền từ chối không thi hành việc thu, chi về tài chính nếu xét thấy việc
đó vi phạm luật pháp Nhà nước và các quy định hiện hành về tài chính
nhưng sau đó phải báo cáo ngay cho lãnh đạo Công ty biết ngay để xử lý.
Định biên gồm 5 cán bộ:
- 1 trưởng phòng phụ trách chung.
- 1 kế toán tổng hợp.
- 2 kế toán nhân viên.
- 1 thủ quỹ.
4. Phòng kế hoạch đầu tư
Chức năng : là phòng tham mưu tổng hợp giúp lãnh đạo Công ty
trong công tác lập kế hoạch, đôn đốc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh
doanh toàn Công ty. Đề xuất các phương án sản xuất kinh doanh và theo
dõi quản lý các trang thiết bị, hệ thống điện và phương tiện có trong toàn
Công ty.
6
Nhiệm vụ:
- Lập kế hoạch và kiểm tra thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh
theo từng kỳ kế hoạch (dài hạn, trung hạn, ngắn hạn). Giữa kỳ và cuối kỳ
có báo cáo hồ sơ, tổng kết đánh gía mức độ hoàn thành của kế hoạch và đề
xuất các biện pháp thực hiện
- Chủ động phối hợp giữa các phòng ban, các đơn vị sản xuất kinh
doanh để xây dựng hoàn thiện các chỉ tiêu về kinh tế, kỹ thuật áp dụng cho
các mô hình sản xuất kinh doanh Công ty hiện có.
- Tham mưu cho lãnh đạo Công ty ký kết các hợp đồng kinh tế với tổ
chức cá nhân có nhu cầu. Kiểm tra giám sát và quyết toán các hợp đồng đã
ký phù hợp với pháp lệnh kinh tế Nhà nước ban hành.
- Nghiên cứu chủ động phối hợp với các đơn vị xây dựng các dự án
tiền khả thi.
- Quản lý theo dõi tình trạng kỹ thuật của thiết bị và phương tiện Công
ty có. Lập kế hoạch và chỉ đạo thực hiện đối với công tác bảo dưỡng, sửa
chữa trang thiết bị và phương tiện.
- Quyền hạn: có kiểm tra và yêu cầu các đơn vị cung cấp số liệu,
chứng từ và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và
tình trạng các trang thiết bị. Có quyền yêu cầu cá nhân, đơn vị nghiêm
chỉnh thực hiện tốt công tác bảo dưỡng, sửa chữa đối với trang thiết bị,
phương tiện theo quy định hiện hành.
Phòng có 5 cán bộ:
- 1 trưởng phòng phụ trách chung.
- 1 cán bộ theo dõi về vận tải.
- 1 cán bộ theo dõi dịch vụ.
- 1 cán bộ theo dõi dự án.
- 1 cán bộ tổng hợp kiêm phụ trách kỹ thuật.
5. Phòng bảo vệ, thanh tra
Chức năng: là phòng chuyên trách công tác tuần tra canh gác bảo vệ
7
tài sản, đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, phòng chống cháy
nổ trong phạm vi toàn Công ty.
Nhiệm vụ:
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức phòng tra canh gác bảo vệ tài sản,
đảm bảo an ninh chính trị, trật tự xã hội trong phạm vi toàn Công ty.
- Xây dựng kế hoạch và đôn đốc thực hiện công tác phòng chống cháy
nổ trong phạm vi toàn Công ty. Có đánh giá tổng kết rút kinh nghiệm trong
từng kỳ kế hoạch.
- Hướng dẫn nghiệp vụ cho lực lượng bảo vệ các đơn vị nằm ngoài trụ
sở chính, trụ sở công ty.
6. Bến dịch vụ 1
Nhiệm vụ: trông giữ ô tô tải của các tỉnh thành đến Hà Nội nhận trả
hàng có nhu cầu đỗ qua đêm. Ngoài ra còn có các dịch vụ phụ hỗ trợ, phục
vụ người và phương tiện gồm:
- Tổ chức quầy, quán giải khát, ăn uống cho lái phụ xe.
- Tổ chức nhà trọ cho chủ hàng và lái phụ xe ngủ qua đêm.
- Tổ chức kho trông giữ hàng hoá.
- Tổ chức cửa hàng mua bán vật tư, dầu mỡ, phụ tùng ô tô.
- Khai thác và vận chuyển hàng hoá lưu thông giữa các tỉnh thành.
7. Bến dịch vụ 2
Các dịch vụ bến bãi, nhà nghỉ, là một bộ phận thành viên thuộc cy có
nhiệm vụ khai thác, tổ chức sửa chữa những phương tiện vận tải của Công
ty cũng như của các đơn vị ngoài. Hàng tháng nộp khoán doanh thu về
Công ty.
8. Trung tâm khai thác vận chuyển hàng hoá.
Là bộ phận thành viên thuộc công ty, có trách nhiệm tổ chức, quản lý
điều hành phương tiện vận tải, khai thác vận chuyển hàng hoá, hàng tháng
quyết toán, nộp khoán lên Công ty
IV.Thực trạng tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
8
1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Vận tải là một nghành sản xuất đặc biệt, sản phẩm của quá trình vận
tải là quá trình di chuyển hàng hoá từ nơi này đến nơi khác.Do vậy, tổ chức
hoạt động sản xuất kinh doanh vận tải của công ty có những đặc trưng sau:
+ Công ty quản lý quá trình hoạt động theo nhiêu khâu khác nhau như
giao dịch, hợp đồng vận chuyênt hàng hoá, thanh toán hợp đồng, lập kế
hoạch điều vận và kiểm tra tình hình thực hiện vận chuyển.
+ Kế hoạch tác nghiệp được cụ thể cho từng ngày, tuần, định kỳ
ngắn lái xe và phương tiệnn làm việc chủ yếu làm bên ngoài doanh
nghiệp. Vì thế, quá trình quản lý rất cụ thể, xay dựng chế độ vật chất rõ
ràng, khoán đinhj mức hợp lý.
+ Phưong tiện là tài sản cố điịnh chủ yếu và quan trọng không thể
thiếu trong quá trình vận chuyển thực hiện dịch vụ vận tải. Các phương tiện
này lại bao gồm nhiều loại có tính năng, tác dụng, hiệu xuất và mức tiêu
hao nhiên liệu năng lượng khác nhau.
Việc khai thác vận chuyển phụ thuộc khá lớn vào cơ sở hạ tầng, đường
xá, cầu phà và địa lý khí hậu
Quy trình vận chuyển hàng hoá:
Công ty thường sử dụng xe điều động thuộc tổ xe điều động để vận
chuyển hàng hoá đường ngắn hoặc ký hợp đồng ngắn hạn để thuê ô tô bên
ngoài vận chuyển hàng hoá khi có yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra công
ty còn ký hợp đồng dài hạn( thường là một năm ) với công ty vận tải
đường sắt khu vực một để vận chuyển hàng hoá bằng đường sắt.
9
Khách hàng vận chuyển hàng hoá
Giám đốc công ty Vận chuyển
hàng hoá
Thanh lý hợp
đồng
Khách hàng thuê vận chuyển hàng hoá
2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán.
Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh, nghành nghề kinh doanh , chế độ
kế toán của công ty vận tải có đặc điểm sau:
- Công ty sang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 1141/ TC
/QĐ /CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ tài chính.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho ở công ty tiến hành theo
phương phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: tính theo phương pháp khấu
trừ.
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/1/N đến ngày 31/12/N. Kỳ kế
toán áp dụng là từng tháng.
- Xấc định giá trị hàng tồn kho của công ty thưo giá thực tế đích danh,
giá vốn hàng bán là giá trị thực tế dựa trên nhuẽng chi phí bỏ ra trong quá
trình sản xuất tính vào giá thành sản phẩm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng cho phép là VNĐ. Đối với nghiệp vụ phát
sinh liên quan đến ngoại tệ được qui đổi theo tỷ giá hạch toán.
- Tổ chức công tác kế toán theo hình thứ tập trung tại phòng kế toans
tài chính của công ty từ việc lập, xủe lý, ;ân chuyển, lw trữ chứng từ, cho
đến tổng hợp lập báo cáo, phân tích, kiểm tra, thông báo số liệu cho các đối
tượng liên quan.
3.Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:
Kế toán trưởng:
Là người có trách nhiệm cao nhất về hoạt động kế toán trong doanh
nghiệp. Tổ chức chỉ đạo mọi mặt công tác kế toán thống kê thông tin kinh
tế của công ty. Tổ chức kiểm tra kế toán, việc chấp hành chế độ chích sách
10
về kinh tế tài chính. Tổ chức phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời chế
độ thể lệ tài chính kế toán Nhà nước, những qui định của cấp trên.
Là người trực tiếp ký các thông tin báo cáo cho giám đốc và các cơ
quan có thẩm quyền, chịu trách nhiệm trước pháp luật về thông tin số liệu
đã báo cáo.
Chủ động lo về các khoản tài chính, tham mưu cho giám đốc các quyết
định đầu tư, quản lý đôn đốc các bộ phận chấp hành các qui định chung của
chế độ kế toán.
Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp:
Giúp kế toán trưởng đông đốc hướng dẫn kiểm trá cụ thể việc thực
hiện cá nguyên tắc ghi chép kế toán, ký các hoá đôn, chứng từ khi kế toán
trửng vắng mặt.
Có trách nhiệm thu thập tài liệu tài chính kế toán của công ty ( bộ phận
kế toán tiền lương, kế toán tài sản cố định, kế toán thanh toán ) để tổng
hợp các bảng cân đối số phát sinh, các bảng tổng hoẹp chi tiết, sổ cái từ
đó làm cơ sở lập báo cáo tài chính cuối kỳ và cuối niên độ kế toán.
Kế toán tiền lương, tiền bảo hiểm, công nợ phải thu, doanh thu và các
khoản phải nộp Nhà nước:
Tiến hành ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên
quan đến các khoản lương, bảo hiểm xã hội, bảo BHYT, kinh phí công
đoàn trích ttheo lương. Lập các bảng kê hàng hoá dịch vụ chịu thuế khi
mua vầo bán ra để làm căn cứ tính thuế phải nộp Nhà nước. Theo dõi
doanh thu công nợ phải thu.
Kế toán các nghiệp vụ phát sinh tại văn phòng công ty:
Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác, tình hình tăng, giảm
tài sản cố định của công ty. Tiến hành lập và tính khấu hao cho từng loại tài
sản làm cơ sở theo dõi hiệu quả sử dụng tài sản cố định.
Phụ trách lĩnh vực vận tải, kinh doanh tổng hợp ( gồm tiền mặt, thanh
toán hoàn ứng tại công ty ).
11
Thủ quỹ:
Có nhiệm vụ nhập, xuất tiền mật theo các chứng từ đã được giám đốc
và kế toán trưởng duyệt. Thủ quỹ thường xuyên kiểm tra, ghi chép chi tiết
trên sổ quỹ để làm căn cứ để đối chiếu giữa số liệu thực tế và số liệu hoạch
toán của bộ phận kế toán tài sản bằng tiền .
12
BH 2.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Hệ thống chứng từ công ty đang sử dụng:
- Phần hành kế toán tiền lương BHXH bảng chấm công, bảng ứng
lương kỳ I, bảng thanhh toán tiền lương, bảng thannhững toán BHXH.
- Phần hành kế toán tiền mặt: giấy đề nghị tạm ứng, giáy thanh tiền
tạm ứng. Phiếu chi, phiếu thu.
- Phần hành kế toán tiền gửi ngân hàng: Uỷ nhiệm chi
- Phần hành ké toán bán hàng: Hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập
kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Phần hành kế toán tài sản cố định: Quyết định tăng, giảm tài sản cố
định, Bẩng tính và trích khấu hao tài sản cố định.
- Hệ thống tài khoản kế toán công ty đang sử dụng:
- TK 111, 112, 131, 133, 139, 1141, 142, 144, 152, 153, 154, 156, 211,
214, 228, 241, 311, 331, 333, 334, 335, 336, 338, 341, 344, 411, 413, 414,
415, 416, 421, 431, 511, 515, 521, 531, 532, 621, 622, 627, 632, 635, 641,
642, 711, 811, 911, 001 022, 003, 004, 007, 009.
13
Kế toán trưởng
Phó phòng kế toán kiêm kế
toán tổng hợp
Kế toán tiền
lương và các
khoản bảo
hiểm, doanh
thu, công nợ
Kế toán
nghiệp vụ
phát sinh
trong công
ty
Thủ quỹ
4.Hệ thống sổ kế toán công ty đang sử dụng:
Hiện công ty đang sử dụng phần mềm Fast2005 để làm kế toán trên
máy vi tính, và hiện đang sử dụng hình thức “chứng từ – ghi sổ” để ghi
chếp ccác nghiệp vụ phát sinh. Đây là hình thức sổ tiện lợi cho việc kiểm
tra, đối chiếu các số liệu bởi vì các nghiệp vụ phát sinh mà có cùng tính
chất, nội dung kinh tế sẽ được tập hợp trong cùng một chứng từ – ghi sổ
trong một kỳ kế toán.
Một số sổ kế toán chi tiết công ty đang sử dụng:
Sổ đăng ký chứng từ – ghi sổ, Sổ cái một tài khoản, Bảng cân đối số
phát sinh, Bảng tổng hợp phải trả khách hàng
Trình tự ghi sổ kế toán: các chứng từ sau khi được tập hợp theo từng
phần hành cụ thể sẽ được các kế toán viên nhập dữ liệu vào máy theo từng
nội dung của các chứng từ đó thông qua thiết bị nhập liệu là bàn phím và
được tổ chức lưu giữ trên thiết bị nhớ ngoài là bàn phím và các tệp này
được quản trị hợp nhất bởi một hệ quản trị của máy tính. Sau đó, các tệp dữ
liệu nghiệp vụ được “chuyển sổ” vào các tệp bởi chính chương trình máy
tính. Định kỳ, các sổ cái sẽ được sử lý để lập báo cáo tài chính.
V.Hình thức sổ kế toán tại Công ty TNHH Thương mại và Vận tải
Thu Trang
1.Hình thức sổ kế toán:
Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật kí chứng từ với phương
pháp kế toán thủ công. Công ty có những sổ kế toán chính như: Nhâtụ ký
chứng từ( NKCT) số 1, NKCTsố 2, NKCT số 3, NKCT só 4, và các loại
sổ như sổ cái tiền mặt và các sổ chi tiết

14

Xem chi tiết: Khái quát về công ty TNHH Thương Mại và Vận Tải Thu Trang.