***TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN - BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN.***
CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU VÀ KHẢO SÁT HỆ THỐNG
I. Giới thiệu về công ty
1.Quá trình hình thành và phát triển
Ngày 22/06/1995 UBND thành phố Hà Nội cấp giấy phép số
1906GP/UB quyết định thành lập công ty TNHH Minh Trí. Là một công ty
may thêu chuyên sản xuất và xuất khẩu các mặt hàng may mặc bằng vải dệt
kim. Sản phẩm của công ty đã có mặt ở khắp các thị trường trên thế giới như
thị trường EU, Canada, Đức, Tiệp, Đài Loan, Nhật Bản, Hồng Kông, Trung
Quốc, đặc biệt là thị trường Mỹ.
Trong 13 năm qua, công ty đã không ngừng hoàn thiện về cơ cấu tổ chức và
bộ máy quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất của cán bộ công nhân viên
trong công ty để luôn đạt mức tăng trưởng và kim ngạch xuất khẩu cao.
Đồng thời tạo công ăn việc làm cho hàng nghìn lao động, nâng cao chất
lượng đời sống cán bộ công nhân viên.
Giới thiệu cụ thể:
- Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn Minh Trí
- Tên giao dịch: Minh Tri Limited Company
- Tên viết tắt: Minh Tri co.lmt
5
ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ CÁN BỘ TIỀN LƯƠNG GVHD: THS. NGUYỄN THANH HƯƠNG.
5
***TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN - BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN.***
- Trụ sở chính: Khu công nghiệp Vĩnh Tuy - Quận Hoàng Mai – Tp. Hà
Nội
- Hình thức hoạt động: sản xuất kinh doanh
- Sản phẩm của công ty: chủ yếu là các sản phẩm từ vải dệt kim bao gồm
quần, áo các loại. Có 2 dòng sản phẩm là: hàng cao cấp và hàng đại trà.
- Kim ngạch xuất khẩu đạt: 24.344.000 USD (2006)
- Sản lượng sản xuất đạt: 5.993.000 sản phẩm (2006)
- Doanh thu đạt: 67 tỷ đồng
- Số máy may:570
- Số dàn máy thêu: 4
- Thành tích đạt được:
+ Thành tích xuất khẩu do Bộ Thương mại tặng năm 2004
+ Bằng khen của Liên đoàn quận Hoàng Mai về công tác tốt
+ Bằng khen của Sở Y tế Hà Nội về VSATTP và chăm sóc sức khoẻ ban đầu
cho người lao động.
+ cùng nhiều bằng khen về công tác an ninh trật tự, công tác phòng cháy
chữa cháy, bảo hiểm xã hội,
Tuy còn non trẻ nhưng công ty TNHH Minh Trí đã và đang khẳng định mình
trên con đường hội nhập kinh tế quốc tế nói chung và ngành dệt may Việt
Nam nòi riêng.
2.Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty
+ Giám đốc: Là người đứng đầu công ty:
- Chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật về tất cả các hoạt động sản
xuất kinh doanh của công ty.
- Điều hành chung mọi hoạt động của các phòng ban trong công ty.
6
ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ CÁN BỘ TIỀN LƯƠNG GVHD: THS. NGUYỄN THANH HƯƠNG.
6
***TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN - BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN.***
- Chịu trách nhiệm chỉ đạo, bồi dưỡng và nâng cao chuyên môn, kỹ thuật
và cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên.
- Kết hợp chặt chẽ với các phòng chức năng, các phòng nghiệp vụ của
công ty tạo điều kiện cho các tổ chức, đoàn thể hoạt động theo đúng quy
chế.
- Trực tiếp phụ trách công tác cán bộ.
+ Phó giám đốc: Là trợ lý của giám đốc - điều hành công ty trong từng lĩnh
vực:
- Chịu trách nhiệm toàn bộ về mặt kỹ thuật, quân sự tự vệ, phụ trách về
đào tạo kế hoạch tác nghiệp, theo dõi, đôn đốc sản xuất hàng trong các
phân xưởng, theo dõi hiện trạng máy móc, thiết bị sản xuất.
- Ký kết hợp đồng nội địa.
- Liên doanh ký kết.
- Mua bán vật tư, hàng hoá, nguyên vật liệu chính, phụ tùng thiết bị.
- Kết hợp cùng phòng tài vụ kinh doanh thành phẩm, phế liệu, sửa chữa
nhà xưởng.
- Liên hệ điều tiết máy móc.
+ Phòng tổ chức lao động hành chính
- Tham mưu giúp việc cho giám đốc trong lĩnh vực tổ chức cán bộ, đào tạo
lao động tiền lương, các chế độ chính sách quản lý hành chính, phục vụ và
bảo vệ.
- Nghiên cứu, đề xuất biện pháp giúp giám đốc công ty chỉ đạo, hướng dẫn,
kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trong công ty thực hiện các chủ trương của
giám đốc.
- Tổng hợp, phân tích, báo cáo, thống kê các hoạt động thuộc lĩnh vực
phòng quản lý để phục vụ công tác chung trong toàn công ty.
7
ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ CÁN BỘ TIỀN LƯƠNG GVHD: THS. NGUYỄN THANH HƯƠNG.
7
***TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN - BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN.***
- Nhiệm vụ:
+ Nghiên cứu, đề xuất các phương án tổ chức bộ máy quản lý, các đơn vị
cho phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh, với cơ chế quản lý trong từng
thời kỳ.
+ Phối hợp với các đơn vị liên quan tổng hợp các văn bản quy định chức
năng, nhiệm vụ của các đơn vị.
+ Xây dựng nội quy, quy chế quản lý thuộc lĩnh vực quản lý và lao động để
trình duyệt với giám đốc và ban hành trong công ty.
+ Hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị thực hiện đúng nội quy, quy chế.
+ Quản lý hồ sơ, số lượng cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, quản lý
mọi vấn đề liên quan đến công tác tuyển dụng, bố trí, sử dụng, bổ nhiệm, đề
bạt, miễn nhiệm, nâng bậc, khen thưởng, kỷ luật.
+ Giúp lãnh đạo công ty trong công cuộc xây dựng chương trình kế hoạch
đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ về mọi mặt cho đội ngũ cán bộ quản
lý, cán bộ kỹ thuật chuyên môn nghiệp vụ và công nhân.
+ Giúp giám đốc công ty tổ chức việc nhận xét, đánh giá cán bộ định kỳ, bỏ
phiếu tín nhiệm, thăm dò ý kiến cán bộ, công nhân viên, thực hiện đầy đủ,
đúng quy định các vấn đề tổ chức cán bộ.
+ Giải quyết các thủ tục tuyển sinh, học nghề, tuyển dụng, ký kết hợp đồng
lao động mới; các thủ tục cho cán bộ công nhân viên chuyển công tác hoặc
thôi việc sau khi đã xin ý kiến của giám đốc.
+ Theo dõi, tổng hợp hợp đồng ký kết, gia hạn hợp đồng lao động cho cán
bộ công nhân viên trong toàn công ty.
+ Công tác tiền lương: xây dựng và ban hành các nội quy, quy chế tiền
lương thu nhập, chế độ bảo hiểm xã hội, thực hiện chính sách cho người lao
động đúng quy định.
8
ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ CÁN BỘ TIỀN LƯƠNG GVHD: THS. NGUYỄN THANH HƯƠNG.
8
***TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN - BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN.***
+ Thực hiện tốt công tác vệ sinh lao động, vệ sinh môi trường.
+ Thực hiện các công tác bảo vệ an ninh, trật tự an toàn, xây dựng lực lượng
tự vệ vững mạnh.
+ Khám và phát hiện bệnh nghề nghiệp cho cán bộ công nhân viên mắc phải
tại công ty, có kế hoạch phòng bệnh và điều trị.
- Các công tác khác:
+ Công tác thống kê kế hoạch báo cáo.
+ Công tác hình thức, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hoàn thuế khi cần.
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch quản lý hệ thống kho tàng, bảo
quản hàng hoá.
+ Tổ chức việc nhập và xuất vật tư, nguyên phụ liệu từ kho đến các đơn vị
liên quan đảm bảo đầy đủ, đúng quy định của công ty.
+ Thực hiện chế độ cấp phát sổ sách, luân chuyển giao nhận: chứng từ, chế
độ kiểm kê, báo cáo.
+ Phòng quản lý đơn hàng:
- Xây dựng và tiếp nhận đơn hàng.
- Dịch đơn hàng, sau đó gửi lên các phòng ban sản xuất.
+ Phòng kế toán tài chính:
- Chức năng: tham mưu, giúp việc cho giám đốc trong công tác kế toán tài
chính nhằm sử dụng vốn hợp lý, đúng mục đích, đúng chế độ, đảm bảo cho
quá trình sản xuất kinh doanh của công ty được duy trì liên tục và đạt hiệu
quả kinh tế cao.
- Nhiệm vụ:
+ Ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu hiện có về tình hình luân chuyển và
sử dụng tài sản, vật tư, vốn của công ty. Tình hình sử dụng các nguồn vốn
9
ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ CÁN BỘ TIỀN LƯƠNG GVHD: THS. NGUYỄN THANH HƯƠNG.
9
***TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN - BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN.***
phải phản ánh các chi tiết trong quá trình sản xuất và hoạt động sản xuất
kinh doanh của công ty. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh
doanh, kế hoạch thu chi tài chính.
+ Công tác tài chính:
• Lập và chịu trách nhiệm trước giám đốc về số liệu báo cáo kế toán với
cơ quan Nhà nước và cấp trên theo hệ thống mẫu biểu do Nhà nước quy
định.
• Lập kế hoạch tài chính, tính toán hiệu quả kinh tế do các dự án đầu tư
(nếu có).
• Tham mưu cho giám đốc về giá cả trong việc ký kết hợp đồng mua bán
vật tư, hàng hoá với khách hàng.
• Quản lý, tổ chức sử dụng vốn đúng mục đích và hiệu quả.
• Thực hiện tốt chế độ tài chính của Nhà nước.
+ Công tác hoạch toán kế toán:
• Thực hiện chế độ hoạch toán, kế toán thống nhất, theo dõi sổ sách.
• Ghi chép tình hình cung ứng, quản lý vật tư, hàng hoá của công ty.
• Hoạch toán chi phí nhập - xuất vật tư trong công ty đến các phân xưởng
sản xuất.
• Theo dõi việc mua sắm, sử dụng tài sản trong công ty.
+ Phòng kỹ thuật chất lượng: tham mưu, giúp việc cho giám đốc trong các
lĩnh vực sau:
- Kỹ thuật may cơ khí.
- Lập kế hoạch thu mua nguyên phu liệu phục vụ cho sản xuất như thùng
catton, túi nilon, kế hoạch mua sắm các thiết bị cần dùng cho các đơn hàng
sản xuất.
10
ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ CÁN BỘ TIỀN LƯƠNG GVHD: THS. NGUYỄN THANH HƯƠNG.
10
***TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN - BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN.***
- Tính định mức kỹ thuật, định mức sử dụng nguyên phụ liệu cho đơn hàng,
định mức lao động và hao phí lao động.
- Xây dựng các chỉ tiêu kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng
sản phẩm đảm bảo theo đúng yêu cầu của khách hàng.
- Triển khai, theo dõi việc thiết kế và sản xuất các loại sản phẩm mẫu.
- Hướng dẫn theo dõi, đôn đốc và giúp đỡ các phân xưởng lập và thực hiện
kế hoạch tu sửa thiết bị đầy đủ theo nội dụng bảo trì đã được giám đốc phê
duyệt.
- Tuyên truyền, giáo dục sức khoẻ trong lao động và sinh hoạt, chủ động
phòng chống bệnh dịch theo mùa, phối hợp với các trung tâm y tế xử lý các
ổ dịch được phát hiện và kịp thời báo cáo với cấp trên.
- Khám và chữa bệnh, cấp phát thuốc điều trị tại chỗ cho cán bộ công nhân
viên trong toàn công ty theo quy định của Bộ y tế ban hành, giải quyết cấp
cứu tại chỗ cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
- Nghiên cứu đề ra các biện pháp, sáng kiến nhằm tiếp cận với phương pháp
quản lý chất lượng tiên tiến, tác động kịp thời tới sản xuất, điều hành các
đơn vị trong công ty về lĩnh vực kỹ thuật để thực hiện các nhiệm vụ giám
đốc yêu cầu.
+ Phòng kế hoạch kinh doanh - xuất nhập khẩu:
- Xây dựng và điều hành việc thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty trong
các kho do phòng quản lý theo dõi và quản lý vật tư, sản phẩm gia công ở
các đơn vị khác.
- Công tác tiêu thụ sản phẩm trong và ngoài nước, tiêu thụ phế liệu
- Công tác nhập khẩu nguyên phụ liệu, máy móc, trang thiết bị, phụ tùng,
phục vụ sản xuất, đồng thời xuất khẩu các sản phẩm ra nước ngoài.
11
ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ CÁN BỘ TIỀN LƯƠNG GVHD: THS. NGUYỄN THANH HƯƠNG.
11
***TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN - BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN.***
- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hàng năm và các hợp đồng cụ thể đã ký kết,
giao dịch nhận đơn hàng của khách hàng về số lượng, giá cả và thời gian
giao nhận hàng.
- Xây dựng kế hoạch sản xuất hàng tháng kể cả sản phẩm gia công trình
giám đốc duyệt.
- Xây dựng và tổ chức kế hoạch mua sắm nguyên phụ liệu cho sản xuất,
đảm bảo đầy đủ, kịp thời nguyên phụ liệu phục vụ cho sản xuất, cho các đơn
đặt hàng. Các mặt hàng mua về phải đảm bảo số lượng, chất lượng, giá cả.
- Công tác nhập khẩu: trên cơ sở yêu cầu nhập khẩu nguyên phụ liệu của các
đơn hàng được giám đốc phê duyệt, phòng kế hoạch kinh doanh - xuất nhập
khẩu tiến hành giao dịch báo cáo và chuẩn bị hợp đồng nhập khẩu trình
giám đốc.
- Công tác nhập khẩu: thông báo kế hoạch sản xuất đến các đơn vị có liên
quan, thường xuyên liên hệ với các phòng chức năng, các đơn vị khác theo
dõi tiến độ sản xuất và giao hàng.
- Xây dựng tiêu chuẩn cấp bậc công nhân các ngành nghế, tham gia tạo điều
kiện, kiểm tra thi tay nghề cho các loại bậc thợ của công nhân theo quy định.
Xây dựng các chỉ tiêu thi thợ giỏi của các ngành nghề trong toàn công ty.
- Tổ chức khảo sát, xây dựng, ban hành các quy định về sử dụng vật tư
nguyên liệu, các vật tư sử dụng có tính thường xuyên. Theo dõi việc thực
hiện định mức của các đơn vị để có giải pháp và cùng với các đơn vị khắc
phục các yếu kém trong quản lý định mức.
- Công tác quản đốc:
+ Kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu chuẩn bị đưa vào sản xuất. Kiểm tra
đánh dấu các mẫu chào hàng của khách hàng làm cơ sở ký kết hợp đồng
mua bán nguyên phụ liệu với các phòng ban chức năng tạo cơ sở cho việc
thiết kế công nghệ.
12
ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ CÁN BỘ TIỀN LƯƠNG GVHD: THS. NGUYỄN THANH HƯƠNG.
12
***TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN - BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN.***
+ Thông báo đầy đủ, kịp thời các chỉ tiêu chất lượng đã đề ra, ghi dấu kiểm
tra chất lượng đạt tiêu chuẩn chưa hoặc không đạt tiêu chuẩn cho các sản
phẩm.
+ Quyết định bán thành phẩm lỗi, loại bỏ sản phẩm lỗi, hỏng, xấu khi ra
khỏi chuyền sản xuất.
+ Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ, nâng cao tay nghề cho công nhân thu hoá,
nhân viên KCS.
Qua khảo sát và đánh giá được các chức năng, nhiệm vụ của từng bộ
phận phòng ban, e đã cố gắng xây dựng chương trình Quản lý cán bộ tiền
lương để hỗ trợ cán bộ nghiệp vụ tiền lương trong công tác quản lý được
thuận lợi.
II. Khảo sát hệ thống.
1.Tổng quan về hệ thống quản lý
Quản lý là cách biểu hiện một ý chí muốn biến đổi và thuần phục một tổng
thể các hiện tượng. Đó là việc tạo ra các sự kiện, thay vì để cho các sự kiện xảy
ra bộc phát. Đây không phải là sự lắp ráp các nhiệm vụ rời rạc mà là hoạt động
phân biệt rõ ràng với các chức năng khác của tổ chức.
Trong những năm trước đây khi máy tính chưa được sử dụng rộng rãi
trong các hệ thống quản lý, các hệ thống quản lý này đều phải thực hiện theo
phương pháp thủ công và hệ thống quản lý nhân sự cũng nằm trong số đó.
2.Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống quản lý nhân sự
Hệ thống quản lý nhân sự có chức năng thường xuyên thông báo cho ban
lãnh đạo về các mặt công tác: tổ chức lao động, tiền lương, thi đua, chấm công,
khen thưởng, kỷ luật hệ thống này được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của
giám đốc.
13
ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ CÁN BỘ TIỀN LƯƠNG GVHD: THS. NGUYỄN THANH HƯƠNG.
13
***TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN - BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN.***
Với chức năng như vậy, hệ thống quản lý nhân sự có nhiệm vụ luôn cập
nhật hồ sơ cán bộ công nhân viên theo quy định, thường xuyên bổ xung những
thông tin thay đổi trong quá trình công tác của cán bộ công nhân viên, việc theo
dõi và quản lý lao động để chấm công và thanh toán lương cũng là nhiệm vụ
quan trọng của hệ thống. Ngoài ra, công tác thống kê báo cáo tình hình theo yêu
cầu của ban giám đốc cũng là nhiệm vụ không thể thiếu trong hệ thống quản lý
cán bộ .
3.Yêu cầu của hệ thống và những khó khăn
Trước một khối lượng lớn nhân viên cũng như các yêu cầu đặt ra thì việc
quản lý theo phương pháp thủ công sẽ không thể đáp ứng được, do đó gặp rất
nhiều khó khăn. Nó đòi hỏi phải có nhiều nhân lực, nhiều thời gian và công sức,
mỗi nhân sự của cơ quan thì có một hồ sơ cho nên việc lưu trữ, tìm kiếm, bổ
sung, sửa đổi để đáp ứng yêu cầu không phải là dễ dàng.
Từ những nhược điểm trên ta thấy cần thiết phải có một hệ thống tin học
hoá cho việc quản lý nhân sự cũng như các hệ thống quản lý khác.
4.Những yêu cầu đặt ra đối với hệ thống mới
Cùng với sự phát triển của xã hội, công tác tổ chức quản lý cũng cần được
đầu tư và phát triển để có thể đáp ứng tốt đuợc yêu cầu cũng như giúp cấp lãnh
đạo thực hiện tốt các chủ trương chính sách đối với cán bộ công nhân viên
chức.
Trước hết để quản lý được một khối lượng nhân viên của một cơ quan,
phải tổ chức tốt hệ thống lưu trữ hồ sơ để có thể đáp ứng được những yêu cầu :
tiết kiệm chỗ, dễ tìm kiếm, dễ bổ xung sửa đổi. Hệ thống quản lý mới phải khắc
phục được những nhược diểm của hệ thống cũ, ngoài ra hệ thống mới phải có
khả năng phát hiện lỗi và xử lý kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu ngay từ khi
cập nhật.
14
ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ CÁN BỘ TIỀN LƯƠNG GVHD: THS. NGUYỄN THANH HƯƠNG.
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét